Por qué controlar el inventario por ingrediente
Un restaurante no vende lo que compra. Compra arroz, pollo, cebolla y aceite, y vende un arroz con pollo. Si el inventario se lleva por plato («quedan 20 arroces con pollo»), nunca cuadra con la bodega, porque la bodega no tiene platos: tiene ingredientes.
Por eso el control útil es por ingrediente. Cada plato tiene una receta que dice cuánto lleva de cada cosa, y cada venta descuenta esas cantidades. Así el sistema sabe cuánto debería quedar, y el conteo físico te dice cuánto queda de verdad. La diferencia entre ambos es la información que buscas: mermas, porciones más grandes de la cuenta, platos que salieron sin cobrar o compras que nunca llegaron.
La fórmula de lo que debería haber es siempre la misma:
Existencia inicial + compras − consumo por recetas − mermas registradas = existencia esperada.
Qué necesitas antes de empezar
Una lista de ingredientes con su unidad
Kilos, litros o unidades. Elige una unidad por ingrediente y no la cambies: «1 funda de leche» y «1 litro de leche» no se pueden sumar.
Las recetas de tus platos
Cuánto lleva cada porción de cada ingrediente. Empieza por los platos que más vendes; no hace falta tener toda la carta el primer día.
Un conteo inicial
Lo que hay hoy en bodega, cámara y cocina. Sin ese punto de partida, todo lo demás es estimación.
Un responsable por conteo
Alguien que cuente y alguien distinto que revise. Así un error se nota y nadie revisa su propio trabajo.
Un día fijo para contar
Semanal para lo caro o lo que se daña rápido; mensual para lo demás.
Cómo controlar el inventario, paso a paso
Carga tus ingredientes
Nombre, unidad de medida y un mínimo para cada uno. Si ya los tienes en una hoja de cálculo, impórtalos en lugar de escribirlos de nuevo.
Escribe las recetas de los platos que más vendes
Pesa una porción real, no la ideal. Si el cocinero pone 180 g de carne y la receta dice 150 g, el inventario siempre te dará un faltante.
Haz el conteo inicial
Cuenta todo lo que hay y regístralo como existencia de partida. A partir de aquí, cada venta descuenta según la receta.
Registra las compras al recibirlas
Cuando llega el proveedor, suma lo que entra. Una compra sin registrar aparece después como un sobrante que nadie entiende.
Anota las mermas el mismo día
Lo que se dañó, se quemó o se botó. Una merma anotada es un dato; una merma sin anotar es un faltante sospechoso.
Cuenta de forma periódica y compara
Contado contra esperado, ingrediente por ingrediente. Las diferencias grandes se investigan; las pequeñas se corrigen y se vigila que no se repitan.
Ajusta mínimos y recetas con lo aprendido
Si un ingrediente siempre falta, revisa la receta o la porción. Si se acaba en pleno servicio, sube su mínimo.
Mermas: lo que se pierde sin venderse
La merma es todo lo que sale del inventario sin convertirse en venta. Hay dos tipos y conviene separarlos:
- Merma de preparación. Lo que se pierde al limpiar, pelar o porcionar: la cáscara, el hueso, la grasa que se retira. Es esperable y se resuelve en la receta o en el costo del plato.
- Merma operativa. Lo que se daña, se vence, se cae o se prepara mal y se bota. Esta es la que se registra en el momento, con su motivo.
Registrar la merma operativa no es un castigo: es lo que permite distinguir un producto que se dañó de uno que desapareció. Si al final del mes tienes 3 kg de pollo de diferencia y 2,5 kg están anotados como merma, el problema real es medio kilo, no tres.
El conteo a ciegas: contar sin ver lo que dice el sistema
Si quien cuenta ve que el sistema dice «12 kg de arroz», es muy probable que anote 12, aunque haya 11. No por mala fe: es más rápido y nadie quiere generar una diferencia. Por eso el conteo útil es a ciegas: la persona anota lo que ve, sin conocer la cifra esperada, y otra persona compara después.
Algunas reglas que hacen el conteo confiable:
- Cuenta en un momento tranquilo, antes de abrir o después de cerrar la cocina.
- Sigue siempre el mismo recorrido: bodega, cámara, cocina. Así nada se cuenta dos veces ni se olvida.
- Cuenta en la unidad del ingrediente. Si el sistema lleva kilos, pesa; no anotes «media funda».
- Revisa las diferencias el mismo día, mientras todavía hay forma de recordar qué pasó.
Una aclaración importante: el inventario no debe detener la venta. Si el sistema dice que no queda queso pero hay queso en la cámara, el problema es el registro, no el cliente. Es mejor dejar que la existencia quede en negativo y corregirla en el siguiente conteo que rechazar un pedido.
Cómo se hace en Fogón Res
En Fogón Res el inventario se lleva por ingrediente y sigue los pasos de esta guía:
- En Inventario cargas tus ingredientes con su unidad y su mínimo, uno por uno o con Importar Excel, por sucursal.
- Cada producto de la carta tiene su receta. Cuando la cocina empieza a preparar un pedido, se descuentan los ingredientes que lleva.
- Las mermas se registran con su motivo, para que no se confundan con faltantes.
- Con Contar inventario, el dueño, la cocina o la caja cuentan desde el celular, a ciegas: nadie ve la existencia del sistema mientras cuenta.
- El dueño revisa el conteo, corrige cantidades si hace falta y lo aprueba; si lo rechaza, vuelve como borrador para contar de nuevo.
- Ningún pedido se detiene por existencias. Si un ingrediente queda en negativo, aparece en rojo como por contar hasta el siguiente conteo.
Con el inventario al día, el siguiente paso es poner precio con criterio: calcula el costo de cada plato con la calculadora de food cost y revisa cada turno con la guía para cerrar la caja.