Recibo interno y factura no son lo mismo
En el día a día de un restaurante se mezclan dos papeles que cumplen funciones distintas:
- El recibo interno (o comprobante de cobro) es un documento de tu negocio. Le dice al cliente qué pagó y cuánto, y a ti te sirve para controlar la caja. No está autorizado por el SRI y no es un comprobante de venta: el cliente no puede usarlo para sustentar gastos ni crédito tributario.
- La factura es un comprobante de venta autorizado por el SRI. Hoy, para la mayoría de los negocios, es electrónica: se firma, el SRI la autoriza y el cliente la recibe por correo o la consulta en línea.
El recibo es útil, pero no reemplaza tu obligación de emitir comprobantes de venta. Lo que cambia según el cliente es qué tipo de factura emites y qué datos necesitas pedirle.
Qué exige el SRI
El Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios dice, en su artículo 8, que los sujetos pasivos de impuestos están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta aunque el cliente no los pida o diga que no los necesita. La obligación nace con cada venta de bienes o servicios, incluso si la operación tiene tarifa 0 % de IVA.
Hay dos matices que conviene conocer:
- El SRI fija, mediante resolución, un monto desde el cual las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad y los negocios populares del régimen RIMPE deben emitir comprobante, y la periodicidad de un comprobante resumen por las ventas de menor valor. Aun así, si el cliente lo pide, se emite por cualquier monto.
- Las notas de venta solo las emiten los negocios populares del régimen RIMPE (artículo 12). El resto de restaurantes emite facturas.
Factura a consumidor final: hasta $50
La mayoría de los clientes de un restaurante no necesita factura con sus datos: comen, pagan y se van. Para ellos existe la factura a consumidor final.
Según el artículo 19, numeral 1, del mismo reglamento, cuando el cliente no necesita sustentar costos, gastos ni crédito tributario y la venta no supera los US$50, la factura puede llevar la leyenda «CONSUMIDOR FINAL» en lugar de la identificación del comprador. En la factura electrónica, el consumidor final se identifica con el número 9999999999999, según la ficha técnica de comprobantes electrónicos del SRI.
Si la cuenta supera los US$50, ya no puedes facturar a consumidor final: necesitas identificar al comprador aunque él no lo haya pedido. Este es el error más frecuente en mesas grandes, celebraciones y cuentas de empresa: se cobra rápido como consumidor final y la factura queda mal emitida.
Qué datos pedir para una factura con comprador
Cuando el cliente pide factura con sus datos, o la cuenta supera los US$50, el reglamento pide identificar al adquirente con:
Nombres y apellidos o razón social
Tal como constan en su cédula o en el RUC. Un error de tipeo obliga a anular y emitir de nuevo.
Número de identificación
RUC, cédula de identidad o pasaporte. Si el cliente es una empresa que va a usar la factura como gasto, pide siempre el RUC.
Correo electrónico
No es un requisito del artículo 19, pero en la práctica es como el cliente recibe su factura electrónica.
Dirección y teléfono
Datos habituales del comprador en la factura electrónica; tenerlos guardados ahorra tiempo la próxima vez.
Para que el cliente use el IVA como crédito tributario, el artículo 9 exige que la factura lo identifique con su número de RUC y su nombre o razón social, y que el IVA conste por separado.
Cómo decidirlo en el momento del cobro
Pregunta antes de cobrar
«¿Factura con datos o consumidor final?». Preguntarlo al final, con el comprobante ya emitido, obliga a anular.
Si quiere sus datos, búscalo primero
Muchos clientes vuelven. Buscar por cédula o RUC es más rápido y más seguro que volver a dictar el nombre.
Si no los quiere, revisa el total
Hasta US$50, factura a consumidor final. Por encima de US$50, identifica al comprador aunque no lo haya pedido.
Si divides la cuenta, decide por cada pago
Cada persona que paga puede querer su propia factura. Aclara quién necesita datos antes de dividir.
Entrega el recibo como constancia
El recibo sirve para que el cliente revise lo que pagó y para tu control de caja, pero no reemplaza el comprobante de venta.
Cómo se hace en Fogón Res
En Fogón Res el cobro tiene un bloque Comprobante con dos opciones:
- Recibo interno (sin datos), la opción por defecto. Se imprime desde el navegador como constancia del cobro; es un documento de control y no reemplaza el comprobante de venta.
- Factura (con comprador). Buscas al cliente por cédula o RUC en tu lista de Clientes, o lo creas en ese momento; sus datos quedan guardados para la próxima visita. Hay un atajo de Consumidor final, y el sistema no deja facturar a consumidor final por encima de US$50: te pide identificar al comprador.
- Si divides la cuenta, cada pago lleva su propio comprobante.
Al elegir Factura, Fogón Res la emite al SRI con la tecnología de DeLey y el cliente recibe su factura (RIDE y XML) por correo. Para eso necesitas tu firma electrónica vigente y el complemento de facturación electrónica (+$10 al mes en Fogón Esencial o Fogón Pro), que se activa con un asesor por WhatsApp. Con ese complemento, Fogón emitirá próximamente una factura resumen diaria a consumidor final para las ventas pequeñas cobradas con recibo interno, si tu régimen lo permite (persona natural no obligada a llevar contabilidad); las sociedades y quienes llevan contabilidad deben facturar cada venta. Si aún no lo tienes, el recibo te sigue sirviendo para el control de caja, pero tus comprobantes de venta los emites con tu sistema de facturación actual; puedes exportar las ventas en CSV para tu contador.
Con los datos del cliente bien guardados, el cierre de turno también es más claro: revisa la guía para cerrar la caja de un restaurante.